Organigram je grafički prikaz strukture organizacije, koji prikazuje odnose između pojedinih dijelova i funkcija unutar organizacije. U udrugama, organigram pomaže u razumijevanju interne strukture, jasno prikazuje odgovornosti i uloge članova te omogućuje lakšu koordinaciju i komunikaciju među članovima.
Izrada organigrama može se prilagoditi specifičnostima udruge, jer svaka udruga ima svoj jedinstveni cilj, veličinu i način upravljanja. U nastavku ćemo prikazati osnovne korake i primjere kako izraditi organigram u udruzi.
Kako se izrađuje organirgram?
1. Definirajte strukturu udruge
Prvi korak u izradi organigrama je razumijevanje osnovne strukture udruge. To uključuje:
- Upravni odbor – Najčešće čini najvišu razinu organizacije, odgovoran je za donošenje ključnih odluka, strateško planiranje i nadgledanje rada udruge.
- Izvršni direktor ili tajnik – Osoba zadužena za operativno vođenje udruge i realizaciju odluka donesenih na upravnom odboru.
- Radna tijela i sekcije – Ako udruga ima različite sektore ili grupe, kao što su odjeli za financije, komunikaciju ili volontiranje, svaki od njih bit će prikazan na organigramu.
- Članovi udruge – Ukoliko udruga ima velik broj članova koji nisu direktno uključeni u upravljačke ili operativne poslove, oni mogu biti predstavljeni na dnu organigrama.
2. Prikazivanje odnosa i odgovornosti
Jednom kada ste definirali ključne funkcije unutar udruge, potrebno je prikazati odnose između tih funkcija. Organigram može biti hijerarhijski, mrežni ili kombiniran, ovisno o vrsti udruge.
Primjer 1: Jednostavan organigram male udruge
U manjoj udruzi, struktura može biti jednostavna. Na vrhu je predsjednik, ispod njega izvršni direktor, a potom različite sekcije, poput financijskog tima, tima za organizaciju događaja itd.
Primjer 2: Kompleksniji organigram veće udruge
Veće udruge mogu imati složeniju strukturu s većim brojem odjela i osoba. U ovom slučaju, organigram može uključivati više hijerarhijskih razina.
3. Izbor softverskog alata za izradu organigrama
Danas postoji nekoliko besplatnih i plaćenih alata koji omogućuju jednostavno kreiranje organigrama. Neki od najpoznatijih alata uključuju:
- Microsoft Visio – Jedan od najpoznatijih alata za izradu profesionalnih organigrama.
- Lucidchart – Online alat koji omogućuje suradnju u stvarnom vremenu.
- Canva – Jednostavan alat za dizajniranje organigrama s mnoštvom predložaka.
- Google Drawings – Besplatan alat za jednostavno crtanje dijagrama, idealan za manje udruge.
4. Prezentacija i ažuriranje organigrama
Organigram treba biti lako dostupan svim članovima udruge, stoga ga je važno postaviti na internu web stranicu ili intranet, ili ga isprintati i postaviti na vidljivo mjesto u uredu. Redovito ažuriranje organigrama je također važno kako bi odražavao promjene u strukturi udruge, kao što su nova radna mjesta, preustroj ili promjene u timu.
Zaključak
Izrada organigrama u udruzi pomaže u organiziranju interne strukture i olakšava komunikaciju među članovima. To je osnovni alat za jasno definiranje odgovornosti i uloga, čime se unapređuje efikasnost rada udruge. Ključ za uspješan organigram je prilagoditi ga potrebama udruge, bez obzira na njezinu veličinu i specifičnosti.
Imate pitanja? Javite nam se!
